Kundendaten sind für jedes Unternehmen sehr wichtig, deswegen muss man sie sensibel behandeln. Besonders das Thema Datenschutz steht dabei im Mittelpunkt: Hier erfahren Sie, welche Richtlinien zu beachten sind und wie Sie Kundendaten sicher aufbewahren. In vielen Branchen werden Daten größtenteils elektronisch erfasst und gespeichert. Doch auch diese unterliegen einem Datenschutz. Oft werden Sicherungskopien der Datensätze auf externen Datenträgern erstellt, die gut gesichert aufbewahrt werden müssen.
Und es gibt immer noch Bereiche, in denen physische Karteien genutzt werden, die ebenfalls vor unbefugtem Zugriff geschützt sein sollten.
Sichere Datenaufbewahrung
Wirklich sicher werden Datensätze am besten in einem Safe oder Datensicherungsschrank aufbewahrt. Beide müssen verschließbar sein und an einem Ort aufgestellt werden, der nicht für jeden zugänglich ist. Aus diesem Grund findet man Tresore häufig im Keller oder in kleineren Hinterzimmern. Die Datensicherungsschränke bei abc-tresore.de sind z.B. nach verschiedenen Sicherheitsstufen unterteilt und bieten optimalen Schutz bei Einbruch und auch Feuer- oder Wasserschäden.
Aufbewahrungsfristen für Kunden-daten
Der Gesetzgeber gibt sowohl für elektronische als auch für Datensätze auf dem Papier gewisse Aufbewahrungspflichten vor. Dem gegenüber stehen Bestimmungen, die eine Sperrung bzw. ein Löschen von personenbezogenen Daten nach einem gewissen Zeitraum vorschreiben.
Archivierung von Geschäfts-kommunikation
Bei der Aufbewahrung von E-Mails oder Briefen ist es wichtig, dass nur die Schriftstücke aufbewahrt werden dürfen, die Handelsbriefe darstellen. Das bedeutet, sobald personenbezogene Angaben wie Kontaktdaten von Kunden oder auch Mitarbeitern enthalten sind, müssen diese gesperrt werden. Nach Ablauf der Speicherfristen sind die Dokumente dann vollständig zu löschen. Schriftverkehr, der nicht aufgrund von handels- oder steuerrechtlichen Bestimmungen aufgehoben werden muss, sollte – sobald er nicht mehr für ein aktuelles Geschäft oder Projekt relevant ist – sofort gelöscht werden.
Anders verhält es sich mit Dokumenten, die Vertragsverhandlungen oder sogar Vertragsabschlüsse enthalten. Für die Speicherung und Aufbewahrung besteht zwar keine Pflicht, aber zu Beweiszwecken bei eventuellen Unstimmigkeiten sollten sie immer griffbereit sein.
Szenario 7